Zwei Welten von Kassensystemen: digital oder analog?

In Deutschland existiert derzeit keine Registrierkassenpflicht! Sie sind also nicht verpflichtet eine elektronische Registrier- oder PC-Kasse für die Aufzeichnung Ihrer Bargeschäfte zu verwenden. Sie können die Dokumentation der Geschäftsvorfälle auch handschriftlich durchführen.

Mit diesem Problem musste sich bereits 1966 der Bundesfinanzhof (BFH) auseinandersetzen. Registrierkassen gab es zu der Zeit bestenfalls als mechanische Kasse. Die Aufzeichnungen erfolgten in der Regel handschriftlich. Deshalb entschied der BFH, dass die Aufzeichnung des Bargeldes handschriftlich in Form eines täglichen Kassenberichtes erfolgen kann. Allerdings nur dort, wo Waren von geringem Wert, an eine Vielzahl unbekannter Personen verkauft werden (z.B. Wochenmärkte). Eine Einzelaufzeichnung erschien dem Gericht aus Zumutbarkeits- und Praktikabilitätserwägungen als nicht durchführbar.

Mit der Einführung elektronischer Kassen- und Computersysteme im Jahr 1981 entwickelten sich parallel zu den handschriftlichen Aufzeichnungen elektronische Kassensysteme, welche die Erfassung von Bargeschäften wesentlich einfacher und schneller dokumentieren konnten.

Die Qual der Wahl

Die richtige Kassenführung mit dem richtigen Kassensystem zu gestalten ist keine leichte Aufgabe. Der Staat schreibt nicht vor, welches System für die Kassenführung verwendet werden muss. Unterlaufen bei der Erfassung und Aufzeichnung des Bargeldverkehrs aber formelle und materielle Fehler, führt dies im Rahmen von Betriebsprüfungen oder der ab 01.01.2018 eingeführten unangekündigten Kassen-Nachschau in der Regel zu Schätzung von Umsatz und Gewinn.

Aus diesem Grund ist es notwendig sich über die einschlägigen Regelungen und Gesetze zu informieren. Insbesondere die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und die steuerlichen Ordnungsvorschriften sollten Sie kennen.

Entscheiden Sie sich für den Einsatz eines elektronischen Kassensystems oder einer computergestützten PC-Kasse, dann haben Sie die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014 zu beachten. Darüber hinaus gelten seit dem 01.01.2017 und dem 01.01.2018 verschärfte Anforderungen und Zugriffsmöglichkeiten.

Steuerliche Ordnungsvorschriften

Der Gesetzgeber und die Finanzverwaltung ordnen die Aufzeichnungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sechs Oberbegriffen zu, unter denen die Prüfung der von Ihnen getätigten Aufzeichnungen der Bargeschäfte erfolgt.

Die Einnahmen und Ausgaben müssen

• einzeln,
• vollständig,
• richtig,
• zeitgerecht,
• geordnet und
• unveränderbar aufgezeichnet werden.

Schutzziele

Am 17.06.2019 wurde durch den Gesetzgeber der Anwendungserlass zu § 146a AO definiert, in dem sogenannte Schutzziele beschrieben werden. Die Regelungen des § 146a AO sollen für digitale Grundaufzeichnungen, die mittels elektronischem Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV geführt werden, folgendes sicherstellen: deren Integrität, deren Authentizität und deren Vollständigkeit.

Ab 1. Januar 2018 kann das Finanzamt außerhalb einer Betriebsprüfung (Außenprüfung) und ohne Ankündigung eine sogenannte Kassen-Nachschau vornehmen. Neu ist, dass diese Prüfung ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Betriebsprüfung erfolgen kann. Sie können sich also nicht darauf vorbereiten. Es ist davon auszugehen, dass die Prüfer zunächst beobachten, wie Kasseneinnahmen und -auszahlungen durchgeführt werden und ob eine ordnungsgemäße Aufzeichnung des Bargeldes erfolgt. Hierzu kommen die beauftragten Beamten während der üblichen Öffnungszeiten in Ihr Geschäft. Die Beamten müssen sich nicht sofort ausweisen und können Testkäufe tätigen.

Sollte die Kassen-Nachschau eine mangelhafte oder nicht ordnungsgemäße Kassenführung aufdecken, kann der Prüfer zu einer Betriebsprüfung übergehen. Auch eine umfassendere Datenprüfung ist möglich. Befinden sich Kassenunterlagen bei Ihrem Steuerberater, kündigt der Prüfer seinen Besuch in der Kanzlei an.

Die richtige Kassenführung mit dem richtigen Kassensystem zu gestalten ist keine leichte Aufgabe. Der Staat schreibt nicht vor, welches System für die Kassenführung verwendet werden muss. Unterlaufen bei der Erfassung und Aufzeichnung des Bargeldverkehrs aber formelle und materielle Fehler, führt dies im Rahmen von Betriebsprüfungen oder der ab 01.01.2018 eingeführten unangekündigten Kassen-Nachschau in der Regel zu Schätzung von Umsatz und Gewinn.

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter und wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Steuerberater.

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Die Kassenprüfung stellt das Pendant zur Kassenführung dar. Die für die ordnungsgemäße Führung einer Kasse geltenden Regeln werden in der Kassenprüfung hinsichtlich ihrer tatsächlichen Anwendung überprüft.

Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ kann sehr gut als Beispiel herangezogen werden. Bei der Überprüfung einer Kasse nach diesem Grundsatz ist für jeden Geschäftsvorfall ein entsprechender Beleg vorzulegen.

Durch die Digitalisierung und den Einsatz moderner elektronischer oder computergestützter Kassen muss der Begriff der Kassenprüfung heute jedoch weiter gefasst werden. Genügte früher eine Sichtprüfung der vorhandenen handgeschriebenen oder ausgedruckten Belege, konzentriert man sich heute auf alle anfallenden Daten des Kassensystems. Zur Prüfung der Kassensysteme hat sich die Finanzverwaltung bereits seit 2002 ein Datenzugriffsrecht eingeräumt. Mithilfe computergestützter Datenanalyseprogramme können die vom Unternehmer gelieferten Daten auf Vollständigkeit und Unveränderbarkeit geprüft werden. Ebenso lässt sich überprüfen, ob die zur Verfügung gestellten Daten plausibel sind und im tatsächlichen Geschäftsbetrieb entstanden sind. Unter dem Stichwort „Summarische Risikoprüfung“ können Daten miteinander in Verbindung gebracht und überprüft werden. So lassen sich beispielsweise ein hoher Wareneinsatz, der dazu passende Umsatz und der Vergleich mit anderen Unternehmen aus der gleichen Branche ins Verhältnis setzen. Da ein Kassenbestand niemals negativ sein kann, gehört auch die „Kassenminusprüfung“ zu den Standardprüfroutinen in der Analyse von Kassendaten.

Mit DATEV Datenprüfung compact / classic / comfort identifizieren Sie im Vorfeld einer Nachschau oder Außenprüfung, Auffälligkeiten in den Daten.

Durch den Einsatz eines elektronischen Kassensystems oder die Führung einer Kasse nach den grundsätzlichen Vorschriften gestalten Sie den Ablauf und die Aufzeichnung der Bareinnahmen und Barausgaben in Ihrem Unternehmen selbst. Welches Kassensystem oder welche Hard- und Software Sie einsetzen, möchte niemand vorschreiben. Diese Freiheit bedeutet auf der anderen Seite aber, dass Sie aus tausenden von Produkten auswählen können und den Einsatz des Systems so ausgestalten müssen, dass die Ordnungsvorschriften eingehalten werden.

In diesem Zusammenhang verlangt die Finanzverwaltung die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des zum Einsatz kommenden Verfahrens. Es kann sowohl der einzelne Kassenbon (mit seinen aufgezeichneten elektronischen Daten) oder aber auch das gesamte Aufzeichnungsverfahren, einschließlich des gesamten Kassensystems und allen weiteren Unterlagen und Aufzeichnungen, geprüft werden.

Der Betriebsprüfer wiederum kann aber nicht alle Kassensysteme inklusive spezieller, produktabhängiger System- oder Programmierkomponenten kennen und genau da kommt eine Verfahrensdokumentation zum Einsatz.

Für jedes Datenverarbeitungssystem – und dazu zählt Ihr Kassensystem – muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Was im Einzelfall alles zu dokumentieren ist, wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich sein, und zwar so, dass ein Betriebsprüfer diese in angemessener Zeit prüfen kann.

Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation hängt logischerweise davon ab, wie in Ihrem Unternehmen vorgegangen wird, welche Prozesse genau ablaufen, wie komplex die Geschäftstätigkeit ist und wie die Organisationsstruktur aufgebaut ist. Insoweit spricht man auch von einer „Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses“. Zum Beispiel: Was für ein Geschäft betreiben Sie überhaupt, mit welchem System erfolgt der Kassiervorgang, wie erfolgt eine Stornierung, wie stellen Sie die Trennung der Entgelte nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen sicher, wie entdecken Sie einen Kassenfehlbestand und wie gehen Sie anschließend damit um.

Da die Komplexität der Verfahren von Unternehmen zu Unternehmen stark schwankt, kann man keine allgemeingültige Verfahrensdokumentation vorgeben. Schon im ersten Satz würde man feststellen, dass es bei Ihnen anders läuft als bei Ihrem Mitbewerber.

Eine grundsätzliche Gliederung ergibt sich aber aus den schon oben angesprochenen „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

Eine Verfahrensdokumentation besteht üblicherweise aus folgenden Teilen:

• Allgemeine Beschreibung
• Anwenderdokumentation
• Technische Systemdokumentation
• Betriebsdokumentation

Zu jedem Gliederungspunkt lassen sich natürlich individuell zahlreiche weitere Punkte hinzufügen. So kann z.B. eine technische Systemdokumentation vermutlich nur unter Mitarbeit Ihres Kassenaufstellers erfolgen, da dieser das Kassensystem in Ihrem Betrieb installiert, einstellt, programmiert und in Betrieb nimmt. Weiter muss beschrieben sein, welche Verfahren notwendig sind, um den Betrieb aufrecht erhalten zu können, wie z.B. Updatekonzept, Sicherung, Archivierung.

Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation kann im Rahmen einer Betriebsprüfung zu einem formellen Mangel mit sachlichem Gewicht führen, der zur Verwerfung der Buchführung führen kann. Dies vor allem, wenn durch das Fehlen die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der entstandenen Datenbestände (Daten aus dem Kassensystem) beeinträchtigt wird.

DATEV hat die Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung in das Zusatzmodul Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation integriert, welche auf der Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung des Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) basiert.

Im Februar hat sich die DFKA (Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungstechnik e.V.) auf einen Datenstandard für die Weitergabe von Kassendaten verständigt. Die DFKA-Taxonomie-Kassendaten stehen nun allen Softwareentwicklern über dieWebsite des DFKAentgeltfrei zur Verfügung. Für die Darstellung aller Informationen innerhalb der Taxonomie wurde das JSON-Format gewählt. Die Daten können zudem im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder Kassen-Nachschau auf Basis des Beschreibungsstandards der Finanzverwaltung in das gewünschte CSV-Format überführt werden. Dadurch lassen sich Kassendaten künftig über Geräte- und Herstellergrenzen hinweg einheitlich verarbeiten und interpretieren.

Die Anbindung von DATEV Kassenarchiv online an DATEV Kassenbuch online ermöglicht es, das Kassenbuch einfach und komfortabel zu führen. Die im Kassensystem erstellten Tagesabschlüsse werden im ersten Schritt an das DATEV Kassenarchiv online übertragen und so revisionssicher in der DATEV-Cloud archiviert. Im zweiten Schritt werden aus dem Tagesabschluss automatisiert Erfassungssätze generiert und an das DATEV Kassenbuch online übertragen.

Abschließend werden diese Erfassungssätze geprüft und festgeschrieben. So wird die Qualität der Belegsätze sichergestellt. Die Erfassungssätze beinhalten alle buchungsrelevanten Informationen, die der Steuerberater für die Erstellung der Finanzbuchführung benötigt.

Durch die zunehmende Digitalisierung treffen wir heute fast bei jedem Einkauf auf elektronische Registrier- und Computerkassen. Die hier erfassten Daten sind aber aufgrund ihrer elektronischen Struktur leicht zu manipulieren. Um dieser Manipulationen Einhalt zu gebieten, wurde Ende 2016 das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen erlassen, das ab dem 01.01.2020 mit seiner letzten Stufe vollständig in Kraft tritt:

Ab dem Jahr 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung – kurz TSE genannt – verfügen. Nur diese Sicherheitseinrichtung ist Gegenstand des Zertifizierungsverfahrens. Ein Kassenhersteller oder Kassensoftware-Hersteller kann sich so auf dem freien Markt für eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung entscheiden und diese in seine Kassensysteme oder in seine Software integrieren.

Zentraler technischer Baustein ist die „Technische Sicherheitseinrichtung“ (TSE). Diese besteht aus drei Bestandteilen:

• Sicherheitsmodul:
  Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Die Technische Sicherheitseinrichtung wird vom elektronischen Aufzeichnungssystem (z.B. Computerkasse) angesprochen, sichert die Daten gegen Löschung oder nachträgliche Manipulation und speichert die so gesicherten Daten in einem einheitlichen Format.
• Speichermedium:
  Auf dem Speichermedium werden die vor Manipulationen gesicherten Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Dabei muss die Speicherung der Daten nicht notwendigerweise in der Sicherheitseinrichtung selbst erfolgen, sondern kann auch auf externe Datenträger oder in die Cloud (z.B. DATEV Kassenarchiv online) ausgelagert werden. In jedem Fall muss auf eine sichere und vorschriftenkonforme Aufbewahrung geachtet werden.
• Einheitliche digitale Schnittstelle:
  Die einheitliche digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke sicherstellen. Hierbei sind die Anforderungen an diese Schnittstelle bewusst ohne besondere Anforderungen an die physikalische Schnittstelle geplant. Ziel ist es, die üblichen Standardschnittstellen wie zum Beispiel USB, Ethernet, SD-Karten, etc. zu unterstützen.

Informationen über zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen werden nach Abschluss einer Zertifizierung auf der Homepage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) veröffentlicht. Kassenbetreiber sprechen am besten ihren Kassenhersteller/ Kassenhändler auf dieses Thema an.